Un sistema de gestión documental (SGD) soluciona una serie de problemas relacionados con la gestión de documentos en una organización, tales como: Pérdida de documentos: Un SGD permite rastrear la ubicación y el estado de los documentos en tiempo real, lo que reduce la posibilidad de pérdida o extravío de los mismos. Dificultad para encontrar …
El ciclo vital de los documentos de archivo es un modelo teórico que describe las etapas por las que atraviesan los documentos desde su creación hasta su eventual eliminación o transferencia a un archivo histórico. El modelo se compone de tres fases principales: la fase activa, la fase intermedia y la fase histórica. El ciclo …
¿Qué es el ciclo vital de los documentos de archivo? Leer más »
La custodia de documentos es el proceso de almacenar y proteger los documentos de una organización en un lugar seguro y accesible, durante el período de tiempo establecido por la Tabla de Retención Documental (TRD) o las leyes y normas aplicables. La custodia de documentos puede ser realizada por la misma organización o por un …
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son instrumentos de gestión documental que establecen los plazos de conservación de los documentos de una organización. Son herramientas que permiten identificar y clasificar los documentos producidos y recibidos por la organización, así como establecer su valor y utilidad administrativa, legal, fiscal, histórica o cultural. Las TRD son esenciales …
¿Qué son las Tablas de Retención Documental (TRD)? Leer más »
Los procesos de gestión documental pueden variar de acuerdo a la empresa o la organización, pero en general, se pueden identificar algunos procesos fundamentales que se aplican en la mayoría de los casos: Captura: Este proceso consiste en la obtención de los documentos, ya sea en formato físico o electrónico. En el caso de los …
El tiempo que una empresa debe guardar sus documentos depende del tipo de documento y de las regulaciones legales y normativas que se apliquen a cada caso. A continuación, se presentan algunos ejemplos de los plazos de retención de documentos para empresas en Colombia: Documentos contables y financieros: Los documentos contables y financieros deben ser …
¿Cuanto tiempo se deben guardar los documentos de una empresa? Leer más »
En Colombia existen varias normas legislativas que regulan la gestión documental para las empresas. A continuación, te menciono algunas de las más relevantes: Ley 594 de 2000: Esta ley establece el marco general de la gestión documental en Colombia y define los principios y criterios para la organización y el acceso a los documentos en …
¿Qué normas legislativas regulan la gestión documental de las empresas en Colombia? Leer más »
La gestión documental se refiere al conjunto de procesos y herramientas que se utilizan para administrar la información y la documentación generada en una organización. Este proceso incluye la creación, clasificación, almacenamiento, acceso, distribución, conservación y eliminación de documentos y registros en diferentes formatos (físicos o electrónicos). En Colombia, la gestión documental es un tema …
¿Qué es la gestión documental y por qué es importante para las empresas colombianas? Leer más »
Lo has decidido, vas a montar un nuevo PC. Buscas una configuración que sea capaz de ofrecer una experiencia óptima tanto en tareas de ofimática como reproduciendo contenidos multimedia, y que te permita teletrabajar sin problemas, pero tienes un presupuesto muy limitado y quieres gastar lo menos posible. Tranquilo, no te preocupes, no tienes que gastarte 500 o …
Previo a absolver la consulta, se señala que de conformidad con la Resolución No.106 del 16 de marzo de 2015 «Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado», esta Subdirección de Gestión …
Tramite y procedimiento destrucción de documentos Leer más »
