El tiempo que una empresa debe guardar sus documentos depende del tipo de documento y de las regulaciones legales y normativas que se apliquen a cada caso. A continuación, se presentan algunos ejemplos de los plazos de retención de documentos para empresas en Colombia:

Documentos contables y financieros: Los documentos contables y financieros deben ser conservados durante un período mínimo de 5 años contados a partir del cierre del ejercicio al que correspondan, de acuerdo con el artículo 632 del Código de Comercio colombiano.

Documentos laborales: Los documentos relacionados con la relación laboral con los empleados, tales como contratos, nóminas, comprobantes de pago y documentos de seguridad social, deben ser conservados durante un período mínimo de 10 años después de la terminación del contrato de trabajo, de acuerdo con el artículo 53 del Código Sustantivo del Trabajo.

Documentos fiscales: Los documentos fiscales, como facturas, notas de débito y notas de crédito, deben ser conservados durante un período mínimo de 5 años, según lo establecido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en su Resolución 000042 de 2021.

Documentos comerciales: Los documentos comerciales, como contratos, cotizaciones y órdenes de compra, deben ser conservados durante un período mínimo de 5 años, según lo establecido por el Código de Comercio colombiano.

Es importante que las empresas consulten las regulaciones legales y normativas que se aplican a su sector y actividad empresarial para determinar el período de retención de los documentos correspondientes. Además, la empresa también puede establecer políticas internas que amplíen los plazos de retención de documentos en función de su propia necesidad y conveniencia.