Los procesos de gestión documental pueden variar de acuerdo a la empresa o la organización, pero en general, se pueden identificar algunos procesos fundamentales que se aplican en la mayoría de los casos:

Captura: Este proceso consiste en la obtención de los documentos, ya sea en formato físico o electrónico. En el caso de los documentos físicos, se pueden escanear o digitalizar para su posterior manejo en formato electrónico.

Indexación: En este proceso se asignan metadatos a los documentos para facilitar su recuperación posterior. Los metadatos pueden incluir información como el nombre del documento, la fecha, el autor, el tipo de documento, entre otros.

Almacenamiento: Una vez que los documentos han sido capturados y indexados, se almacenan en un repositorio seguro y accesible para los usuarios autorizados. En este proceso se pueden establecer políticas de seguridad y acceso para garantizar la integridad y confidencialidad de los documentos.

Distribución: En este proceso se gestionan los documentos para su distribución a los usuarios que los necesitan. Esto puede incluir la distribución electrónica de los documentos o su impresión para su distribución física.

Uso y acceso: En este proceso se establecen las políticas y procedimientos para el uso y acceso a los documentos, incluyendo la definición de permisos y restricciones para los usuarios autorizados.

Retención y disposición: En este proceso se determina el tiempo que los documentos deben ser conservados y cómo deben ser eliminados o destruidos al final de su vida útil.

Auditoría y cumplimiento: Este proceso se enfoca en asegurar que los documentos se gestionen de acuerdo con las regulaciones legales y normativas aplicables. Se pueden llevar a cabo auditorías internas o externas para evaluar la eficacia de los procesos de gestión documental y garantizar el cumplimiento normativo.