La custodia de documentos es el proceso de almacenar y proteger los documentos de una organización en un lugar seguro y accesible, durante el período de tiempo establecido por la Tabla de Retención Documental (TRD) o las leyes y normas aplicables.

La custodia de documentos puede ser realizada por la misma organización o por un tercero especializado en la gestión de documentos, conocido como proveedor de servicios de custodia de documentos. Estos proveedores ofrecen servicios de almacenamiento seguro, transporte, indexación, recuperación y destrucción de documentos, de acuerdo con las necesidades específicas de la organización.

La custodia de documentos es esencial para garantizar la seguridad y la integridad de los documentos de una organización, ya que permite protegerlos de daños, pérdidas o robos, y asegura su acceso cuando se requiere. Además, la custodia de documentos también permite a las organizaciones ahorrar espacio y costos de almacenamiento, ya que los proveedores de servicios de custodia de documentos suelen contar con instalaciones especializadas y eficientes para el almacenamiento de documentos.

Es importante destacar que, aunque la custodia de documentos puede ser realizada por un tercero, la responsabilidad final por la gestión de los documentos y su cumplimiento legal sigue siendo de la organización propietaria de los mismos.