Un sistema de gestión documental (SGD) soluciona una serie de problemas relacionados con la gestión de documentos en una organización, tales como:

Pérdida de documentos: Un SGD permite rastrear la ubicación y el estado de los documentos en tiempo real, lo que reduce la posibilidad de pérdida o extravío de los mismos.

Dificultad para encontrar documentos: Un SGD permite indexar y categorizar los documentos para que puedan ser fácilmente encontrados cuando se necesiten. Esto ahorra tiempo y mejora la eficiencia de la organización.

Falta de seguridad: Un SGD proporciona seguridad a los documentos mediante la gestión de permisos y accesos, lo que reduce la posibilidad de acceso no autorizado o manipulación de los mismos.

Dificultad para compartir documentos: Un SGD permite compartir documentos fácilmente con otras personas dentro y fuera de la organización, lo que mejora la colaboración y la eficiencia.

Almacenamiento inadecuado: Un SGD permite almacenar los documentos de forma segura y accesible, lo que reduce la necesidad de espacio de almacenamiento físico y mejora la preservación de los documentos.

En resumen, un sistema de gestión documental permite a las organizaciones mejorar la eficiencia, la productividad, la seguridad y la colaboración en la gestión de sus documentos, lo que conduce a una mejor toma de decisiones y una mayor competitividad.