El ciclo vital de los documentos de archivo es un modelo teórico que describe las etapas por las que atraviesan los documentos desde su creación hasta su eventual eliminación o transferencia a un archivo histórico. El modelo se compone de tres fases principales: la fase activa, la fase intermedia y la fase histórica.
Fase activa: En esta fase, los documentos están en uso activo para llevar a cabo las actividades diarias de la organización. Durante esta fase, los documentos tienen un alto valor administrativo y legal, y se gestionan y conservan en los archivos corrientes de la organización.
Fase intermedia: Los documentos que ya no son necesarios para las actividades diarias de la organización pero que aún tienen valor legal y administrativo, se transfieren a la fase intermedia. Durante esta fase, los documentos se conservan en los archivos intermedios o secundarios, donde se gestionan para su posible uso futuro, pero ya no requieren acceso inmediato.
Fase histórica: Los documentos que ya no tienen valor administrativo o legal pero que tienen valor histórico, cultural o de investigación se transfieren a la fase histórica. Durante esta fase, los documentos se conservan en los archivos históricos, donde se gestionan y preservan para su acceso y uso a largo plazo.
El ciclo vital de los documentos de archivo es importante para la gestión documental, ya que permite identificar los momentos críticos en el ciclo de vida de un documento, establecer los plazos de retención y eliminación, y asegurar su acceso y preservación a largo plazo. Además, el modelo puede ayudar a las organizaciones a planificar y gestionar sus recursos para la gestión de documentos de manera más efectiva y eficiente.
