La gestión documental para un centro educativo es una necesidad que muchos colegios y centros de enseñanza tanto públicos como privados tienen para mejorar la productividad y ahorrar tiempo.

Las ventajas que supone contar con un programa o software de gestión documental son extrapolables a cualquier sector. Sin embargo, el sector educativo es uno de los principales destinatarios de estos sistemas actuales que redundan en beneficios, si no directos, sí a medio y largo plazo.

Si administra o dirige un centro educativo, sea un colegio, un instituto o una academia, tiene que trabajar frecuentemente con documentos en diferentes soportes, nóminas de empleados, los expedientes de los alumnos, programas de mantenimiento instalaciones, los seguros escolares, los pagos de material, las facturas de proveedores y un sinfín de documentos más.

Sumado a  este  cúmulo de documentos se agrega el responder  a veces de forma inmediata requerimientos e informes a instituciones gubernamentales: Secretaría de Educación, DIAN, Ministerio de salud, Ministerio de educación, UGPP, ver un documento de forma inmediata en una reunión directiva para la toma de decisiones rápida.

El constante ingreso y generación de documentos digitales, por correo electrónico, pagos en línea, formularios en la nube, trámites en diferentes plataformas, exige tener una organización eficiente, al mismo tiempo que aseguran la buena conservación del gran volumen documental que se acumula año a año, es indiscutible.