Previo a absolver la consulta, se señala que de conformidad con la Resolución No.106 del 16
de marzo de 2015 «Por la cual se establece el Manual de Funciones, Requisitos y
Competencias Laborales de los diferentes empleos de la planta de personal del Archivo General
de la Nación Jorge Palacios Preciado», esta Subdirección de Gestión de Patrimonio
Documental, es competente para absolver las peticiones y consultas que se dirijan a esta
Entidad.
MOTIVO DE LA CONSULTA
Trámite para dar de baja (Eliminar) documentación.
DE LA NORMATIVIDAD APLICABLE:
Ley 594 de 2000.
Acuerdo 004 de 2013, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la
Nación.
Decreto 1080 de 2015
Circular Externa del AGN 03 de 2015
CONSIDERACIONES
Sobre la respuesta, conviene precisar en primer término, que las consultas que se presentan a
esta Entidad, se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las
funciones conferidas en el ejercicio de las atribuciones de dirección y coordinación de la función
archivística del Estado colombiano, expresamente señalada en la Ley 594 de 2000, y se
circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual
armoniza las disposiciones en su conjunto, de acuerdo con el asunto que se trate y emite su
concepto, ciñéndose en todo a las normas vigentes sobre la materia.
PROCEDIMIENTO PARA ELIMINAR DOCUMENTACIÓN
Siempre y cuando la información a la que se refiere, esté contenida en documentos con
características de archivo y que la institución donde se quiera realizar la eliminación sea
cobijada por la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivo, se debe seguir el procedimiento
establecido en el Artículo 15 del Acuerdo 04 de 2013, el cual transcribimos a continuación
“ARTÍCULO 15°. Eliminación de Documentos. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá estar basada en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental, y deberá ser aprobada por el correspondiente Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso. Se podrá elevar consulta al Archivo General de la Nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de retención de ciertos documentos; a su vez éste podrá solicitar concepto al organismo cabeza de sector al que corresponda la documentación objeto de consulta.
Adicionalmente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento.
i. Previamente y por un periodo de treinta (30) días se deberá publicar en la página Web de la respectiva entidad, el inventario de los documentos que han cumplido su tiempo de retención y que en consecuencia pueden ser eliminados, de forma que los ciudadanos puedan enviar sus observaciones sobre este proceso, a los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación.
ii. Las observaciones deberán ser revisadas por el respectivo Consejo Departamental y Distrital de Archivos o el Archivo General de la Nación, para lo cual contarán con sesenta (60) días, instancia que con base en el fundamento presentado por el o los peticionarios, podrá solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los documentos. Todo lo anterior se hará público en
los sitios Web de la entidad.
iii. La aprobación de la eliminación de documentos de archivo, tanto en soporte físico como electrónico, deberá constar en un Acta de Eliminación de Documentos, la cual suscribirán el Presidente y Secretario Técnico del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo según el caso, de la respectiva entidad.
iv. Las actas de eliminación y el inventario de los documentos que han sido eliminados, se conservarán permanentemente y la entidad deberá mantenerlos publicados en su página Web para su consulta.
v. El Archivo General de la Nación será la última instancia en cuanto a las solicitudes de suspensión de los procesos de eliminación, de acuerdo con la naturaleza de los documentos y su valor legal, testimonial, informativo, cultural, histórico o científico, cuando a su juicio se pueda afectar el patrimonio documental del país.
vi. La eliminación de documentos se debe llevar a cabo por series y subseries documentales y no por tipos documentales. Por ningún motivo se pueden eliminar documentos individuales de un expediente o una serie,
excepto que se trate de copias idénticas, o duplicados.”
CONCLUSION
Antes de realizar cualquier eliminación de documentos, es necesario que la entidad cuente con Tablas de Valoración Documental, para el caso de Fondos Documentales Acumulados y con Tablas de Retención Documental para la documentación que actualmente produce. En ellas es posible determinar los tiempos de conservación y la disposición final de las series y subseries documentales, basándose en un proceso de Valoración Documental, el cual permite asegurar si una serie documental efectivamente ya cumplió con su ciclo vital y no tiene valores secundarios (Histórico, Científico y Cultural), caso en el cual es posible su eliminación. Agradecemos su interés por el tema y le invitamos a consultar en nuestro sitio web las normas conceptos para archivos http://www.archivogeneral.gov.co, link transparencia, ítem normatividad; igualmente a participar activamente en los eventos de formación y capacitación que el AGN, desarrolla mediante el Sistema Nacional de Archivos, así como en la consulta y difusión de las publicaciones que orientan de forma progresiva a las entidades públicas en la implementación de modelos y estrategias para una adecuada administración de la gestión documental. En los anteriores términos se absuelve la consulta planteada, la cual debe considerarse dentro de los parámetros establecidos en el Código Contencioso de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo 28, del Título II, Derecho de Petición, capítulos I, II y III, sustituidos por la Ley 1755 de 2015, sobre el Alcance de los Conceptos.